Aprire un ostello: cosa serve, costi e procedure

Aprire un ostello può rivelarsi un’eccellente idea al giorno d’oggi. Molte, infatti, sono le persone che sono in cerca di una vacanza a basso costo, in particolare i più giovani.

Benché, per tradizione, l’ostello metta a disposizione servizi diversi e, se vogliamo, più spartani rispetto a quelli proposti da hotel o B&B, aprirne uno richiede un’attenta analisi di costi e benefici esattamente come per l’avvio di qualsiasi altro tipo di struttura ricettiva.

Come aprire un ostello in Italia? Prima di tutto, è necessario valutare tutti gli elementi che possono portare al successo il proprio progetto (location, costi di avvio e costi operativi), nonché l’iter burocratico. In secondo luogo, è fondamentale rimane aggiornati sugli strumenti oggi disponibili per garantire una corretta gestione che permetta alla struttura di operare sul lungo periodo.

Come aprire un ostello della gioventù in Italia: la pianificazione finanziaria

Come per l’avvio di qualsiasi altra attività, anche per aprire un ostello è necessario partire da un documento che possa chiarire ogni aspetto del progetto, inclusa la pianificazione finanziaria. Parliamo del business plan, un documento essenziale per delineare la strategia imprenditoriale e fornire una visione chiara del progetto sia all’imprenditore stesso, sia a potenziali investitori o finanziatori.

Il business plan serve da guida pratica per avviare e gestire l’attività e aiuta a prevedere le spese iniziali, i costi operativi, le fonti di finanziamento e i potenziali profitti. Senza una pianificazione ben strutturata, c’è il rischio di sottovalutare i costi e le sfide del mercato, compromettendo la sostenibilità a lungo termine dell’ostello.

Ma cosa dovrebbe contenere un buon business plan per un ostello? In linea generale, possiamo dire che il documento dovrebbe includere:

• un’analisi di mercato che esamini la domanda e la concorrenza nella zona;
• una descrizione del servizio (tipologia di ostello, numero di posti letto, servizi offerti);
• un piano finanziario che metta nero su bianco una stima dei costi iniziali, dei costi operativi e proiezioni di ricavi e cash flow;
• una strategia di marketing (modalità di promozione, acquisizione e fidelizzazione dei clienti);
• la struttura organizzativa (definizione del team e delle responsabilità);
• un piano operativo che includa gestione quotidiana, approvvigionamento e logistica.

Requisiti per aprire un ostello e iter burocratico

Anche aprire un ostello richiede un preciso iter burocratico per accertarsi di essere in regola con le leggi vigenti. Iniziamo specificando che, secondo quanto stabilito dalla normativa italiana, un ostello può essere gestito solamente da un ente no profit come può essere, ad esempio, un Ente del Terzo Settore. La regolamentazione in materia cambia in base alla Regione in cui l’ostello si trova; suggeriamo quindi di informarsi sui regolamenti vigenti in loco. Inoltre, chi gestisce l’attività non deve avere pendenze legali a carico e non deve aver avuto fallimenti o interdizioni.

Per aprire un ostello, poi, è necessario effettuare alcuni passaggi:

• aprire una Partita IVA;
• effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese;
• effettuare l’iscrizione a INPS e INAIL;
• ottenere il certificato dall’ASL di competenza;
• richiedere il permesso per l’esposizione dell’insegna dell’ostello;
• stipulare le opportune assicurazioni volte a proteggere gli ospiti, l’immobile e i collaboratori;
• presentare al Comune la SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività).

Oltre a questi adempimenti, la struttura stessa deve rispettare alcuni requisiti. I principali aspetti riguardano la sicurezza, l’igiene, la conformità urbanistica e la gestione amministrativa.

Solo per fare qualche esempio:

• gli impianti elettrici, idrici e di riscaldamento devono essere a norma di legge;
• la struttura deve essere dotata di estintori, uscite di emergenza ben segnalate e un piano di evacuazione conforme alle normative vigenti in materia di prevenzione incendi;
• deve essere rispettata la capacità massima di ospiti consentita, determinata sulla base degli spazi e delle uscite di sicurezza;
• è obbligatorio registrare i dati degli ospiti e trasmetterli quotidianamente alla Questura tramite il sistema alloggiati web.

Aprire un ostello: costi iniziali e operativi

Aprire un ostello richiede un investimento iniziale considerevole, con costi di avvio che possono facilmente superare i 300.000 euro. Ma da dove proviene questa cifra?

I principali costi di avvio includono l’acquisto o l’affitto della struttura, spesso la spesa più rilevante. A ciò si aggiungono le spese per eventuali ristrutturazioni che potrebbero essere necessarie per conformare l’immobile agli standard richiesti dalle normative, oltre a rendere gli spazi accoglienti e funzionali per gli ospiti.

Superato lo scoglio dell’investimento iniziale, bisogna poi fare i conti con i costi operativi che includono il pagamento del personale, le bollette (elettricità, acqua, riscaldamento), la manutenzione periodica della struttura e le spese di marketing per attirare clienti.

È proprio questo il motivo per cui abbiamo evidenziato quanto un business plan dettagliato sia fondamentale. Aver redatto un documento del genere, permette di avere il controllo su tutte le spese, prevedendo anche i costi futuri e stimando i tempi necessari per iniziare a ottenere un ritorno sull’investimento.

Bisogna sempre ricordare, infatti, che si comincia a generare profitto solo nel momento in cui i ricavi dell’ostello superano la somma dei costi iniziali.

Come promuovere l’ostello e attirare clienti

Aprire un ostello non basta, di per sé, ad attirare clienti e ottenere i primi guadagni. Perché ciò sia possibile è necessario valutare un altro tipo di costi: quelli per il marketing e la promozione.

Oggi, il web ha aperto nuove opportunità per la promozione delle strutture ricettive. Diversi sono i canali che possono essere utilizzati per intercettare il target di riferimento – che, nel caso degli ostelli, generalmente include persone tra i 18 e i 30 anni. Alcuni dei canali online che possono aiutare a diffondere visibilità e attirare nuovi clienti includono:

• OTA come Booking.com, Expedia ecc. con annunci che includano foto di qualità, informazioni preziose per gli ospiti e il link al proprio sito web, con strategie pensate per incentivare gli utenti a prenotare direttamente dal sito proprietario;
• sito web dell’ostello che, oltre a offrire la possibilità di prenotare ed essere facile da utilizzare, deve anche essere ottimizzato in ottica SEO per essere facilmente trovato dagli utenti online;
• social media, individuando quelli più popolati dal proprio target di riferimento, per i quali è necessario progettare un calendario editoriale con contenuti capaci di attirare l’interesse del pubblico.

Aprire un ostello: consigli finali per la corretta gestione

Come abbiamo visto, aprire un ostello richiede un impegno e costi iniziali piuttosto ingenti. Ma riuscire ad avviare una struttura di questo tipo è relativamente semplice, rispetto a mandarla avanti nel tempo e assicurarle il successo.

È per questo motivo che chiunque decida di intraprendere questa strada dovrebbe anche avere una panoramica sugli strumenti di gestione più efficaci oggi disponibili.

La gestione dell’ostello è, infatti, essenziale per garantire la soddisfazione degli ospiti. Soddisfazione che, poi, si tradurrà in un ritorno e in un passaparola positivo. In sostanza, in clienti abituali e nuovi clienti.

Oggi come oggi, la gestione delle strutture ricettive può essere facilitata e resa molto più fluida da software che hanno lo scopo di semplificare l’operatività quotidiana. È ciò che si propone di fare TeamSystem Hospitality, il gestionale creato appositamente per le strutture ricettive.

Con TeamSystem Hospitality è possibile tenere sotto controllo ogni aspetto fondamentale della gestione della propria struttura ricettiva, ostelli compresi, grazie numerose funzionalità:

• un gestionale PMS che consente di semplificare l’operatività quotidiana, da strumenti per la gestione delle prenotazioni fino alla fatturazione elettronica, alla trasmissione automatica delle schedine alloggiati alla Questura, e alla gestione delle tasse di soggiorno;
• un software gestionale di arrivi e partenze con funzionalità di self check-in e check-out per snellire le attività della reception, gestire al meglio posti letto e camerate e migliorare il servizio ai clienti. A questo si aggiunge la gestione semplice e sicura dei pagamenti digitali sia online che in struttura (con un POS digitale), opzione importate per il target giovanile;
• un channel Manager per centralizzare le prenotazioni, sia quelle provenienti dal sito web sia quelle che arrivano dalle OTA, monitorandone in tempo reale l’andamento;
• il CRM per hotel e altre strutture ricettive che consente di raccogliere dati preziosi che possono essere utilizzati per migliorare le proprie strategie di marketing per attirare nuovi clienti e fidelizzare chi ha già pernottato nell’ostello.

Nonostante la molteplicità di funzioni e strumenti messi a disposizione dal software, TeamSystem Hospitality presenta un’interfaccia intuitiva che permette a tutti i dipendenti della struttura di imparare a utilizzarlo al pieno delle sue potenzialità in poco tempo. Ciò significa che anche i piccoli hotel e ostelli possono godere di tutti i benefici senza grandi sforzi, né rallentamenti nel servizio.

Grazie a tutte le funzionalità essenziali per le strutture ricettive, TeamSystem Hospitality offre la possibilità di migliorare la gestione sin dall’avvio dell’ostello, garantendoti l’acquisizione di nuovi clienti e la piena soddisfazione di quelli già acquisiti.