La gestione delle note spese diventa digitale

La nuova Legge di Bilancio in vigore dal 1° gennaio 2025 introduce significativi cambiamenti nella gestione delle spese aziendali e nella deducibilità fiscale, concentrandosi sulla tracciabilità dei pagamenti e sulla digitalizzazione.

A partire dell’anno prossimo sarà infatti obbligatorio l’uso di strumenti di pagamento elettronici (es. carte di credito) e tracciabili per poter dedurre spese aziendali, come taxi o rappresentanza.

Per allinearsi alle nuove disposizioni, le imprese italiane dovranno implementare delle strategie per la gestione delle trasferte in linea con le nuove normative. Questo potrebbe comportare l’introduzione di tecnologie innovative per il monitoraggio e la gestione delle spese aziendali, favorendo una maggiore trasparenza e un’organizzazione più efficiente delle trasferte.

Ne discutiamo con Nicola Spada, Country Manager Italia di N2JSOFT, azienda leader nella digitalizzazione della gestione delle note spese.

Di cosa si occupa N2JSOFT?

«N2JSOFT è una software house francese che sviluppa soluzioni per semplificare la vita delle aziende, digitalizzando i processi e permettendo di risparmiare tempo.

La nostra soluzione principale si chiama N2F, una piattaforma (APP mobile + portale Web) per la digitalizzazione delle note spese aziendali con la possibilità di integrare le carte di pagamento N2F per proporre ai nostri clienti una soluzione “all-in-one” per una dematerializzazione completa del processo, dal pagamento fino alla registrazione contabile.

La società è stata creata nel 2015 ed a oggi contiamo più di 1 milione di utenti in oltre 90 paesi nel mondo che utilizzano le nostre soluzioni software. I nostri mercati principali sono la Francia, l’Italia e la Germania (zona DACH). Abbiamo da poco aperto nuovi mercati come la Spagna ed il Portogallo in cui stiamo investendo».

Una curiosità, come mai questo nome così “criptico”?

«Il nome N2JSOFT in realtà è un richiamo ai nomi dei due soci fondatori della società Nicolas e Jean-Joseph, quindi N e 2 volte la lettera J. SOFT richiama invece il core business aziendale che è quello di ideare e realizzare soluzioni software moderne ed innovative.

È importante sottolineare che entrambi sono ancora presenti in azienda, sono il nostro CEO e il Direttore Tecnico. Fin dall’origine incarnano il DNA dell’azienda e curano lo sviluppo prodotto e le scelte strategiche».

In cosa consiste la digitalizzazione della gestione delle note spese e quali vantaggi comporta per le imprese?

«La digitalizzazione della gestione delle note spese da parte delle aziende consiste nell’adozione di strumenti tecnologici per semplificare, automatizzare e rendere più efficiente il processo di raccolta, validazione, contabilizzazione e rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in trasferta.

I sistemi come N2F presentano caratteristiche particolari che rispondono alle varie esigenze aziendali, ad esempio l’utilizzo di sistemi OCR per la cattura dei dati dalla lettura dei giustificativi cartacei, la conservazione digitale a norma, che permette l’eliminazione del cartaceo e l’automazione dei flussi per i gestionali aziendali (principalmente per la contabilità ed il payroll).

I vantaggi per le aziende sono vari, innanzitutto citerei il risparmio di tempo e la riduzione dei costi operativi che l’adozione di un tool come N2F permettono di realizzare. In N2F abbiamo migliaia di clienti in oltre 90 paesi nel mondo, questo ci permette di avere dei dati a disposizione che indicano chiaramente che con il nostro tool si assiste ad una riduzione dei tempi di elaborazione delle spese del 60%-70%. Basta applicare questa riduzione al costo orario di un amministrativo per rendersi conto del guadagno che un’azienda può realizzare investendo in una piattaforma come N2F, per questo diciamo che vendiamo ROI e non solamente una soluzione per digitalizzare il processo note spese!

Non dimenticherei inoltre altri vantaggi per le aziende: conformità con la normativa fiscale, sostenibilità, maggior trasparenza e controllo e, per finire, maggiore soddisfazione dei dipendenti.  

La digitalizzazione rappresenta quindi un investimento strategico per ottimizzare la gestione finanziaria, migliorare l’efficienza operativa e mantenere la competitività dell’impresa».

Quali sono le linee guida da seguire per assicurare la deducibilità delle spese professionali secondo quanto stabilito dalla legge di Bilancio 2025?

«A partire dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio introduce nuove disposizioni per la deducibilità delle spese professionali, con particolare attenzione all’obbligo di utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili.

In particolare, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, nonché le spese di rappresentanza, saranno deducibili per l’azienda solo se sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte di debito, credito o prepagate, assegni bancari o circolari.

Inoltre, per i lavoratori dipendenti, il vantaggio fiscale relativo al non concorso al reddito dei rimborsi spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporti, laddove effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea, dal 2025 è subordinato alla tracciabilità del pagamento.

Questa misura mira a contrastare l’evasione fiscale e garantire una maggiore trasparenza nelle transazioni aziendali. Pertanto, per assicurare la deducibilità delle spese professionali e la non imposizione in capo al dipendente, a partire dal 2025, è fondamentale che tutte le transazioni siano effettuate utilizzando metodi di pagamento tracciabili».

Che obiettivo ha questo cambiamento: solo fiscale?

«Non direi che il cambiamento introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 abbia un obiettivo esclusivamente fiscale. Il legislatore mira in effetti a raggiungere una serie di finalità interconnesse che vanno oltre il semplice controllo tributario, i principali obiettivi possono essere riassunti nei seguenti:

• Combattere l’evasione fiscale: l’obbligo di utilizzare mezzi di pagamento tracciabili riduce il rischio di dichiarazioni false o di spese non giustificate, migliorando il controllo dell’Agenzia delle Entrate sulle transazioni;

• Promuovere la trasparenza: la tracciabilità garantisce maggiore chiarezza nella gestione delle spese aziendali e professionali, prevenendo pratiche illecite o opache;

• Digitalizzare dei processi: incentiva l’adozione di strumenti digitali per la gestione amministrativa e contabile, facilitando il passaggio verso un’azienda più moderna, efficiente e sostenibile;

• Efficientare la gestione aziendale: standardizzare e automatizzare la gestione delle spese consente alle imprese di risparmiare tempo e risorse, migliorando i processi interni;

• Tutelare maggiormente i lavoratori: la tracciabilità rende più rapidi e sicuri i rimborsi per i dipendenti, riducendo errori e contestazioni;

• Adattare la normativa agli standard internazionali: le nuove regole allineano l’Italia alle migliori pratiche internazionali in termini di trasparenza e controllo, rendendo il sistema fiscale e aziendale più competitivo;

• Sostenibilità ambientale: la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti riducono l’uso di carta, favorendo comportamenti aziendali più ecologici.

In sintesi, il cambiamento non è solo una misura fiscale, ma un passo verso una gestione aziendale più trasparente, moderna ed efficiente, con benefici per l’intero ecosistema economico».

A suo avviso, in che modo le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti e l’obbligo di strumenti elettronici cambieranno la gestione delle spese aziendali?

«Le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti e l’obbligo di strumenti elettronici avranno un impatto significativo sulla gestione delle spese aziendali, trasformandola in diversi aspetti.

Senza dubbio le aziende saranno spinte ad adottare piattaforme digitali per registrare, monitorare e validare le spese in tempo reale.

L’integrazione con sistemi di pagamento sarà un ulteriore passo da intraprendere da parte delle aziende. Carte aziendali e wallet elettronici diventeranno strumenti standard, semplificando la tracciabilità e la riconciliazione contabile permettendo in parallelo di rispettare la normativa sulla deducibilità e la non imposizione in capo al dipendente.

In definitiva, la nuova normativa non si configura solo come una sfida, ma anche come un’occasione ed un’opportunità per modernizzare i processi aziendali. L’implementazione della tracciabilità delle spese non solo rafforza la conformità fiscale, ma genera vantaggi operativi significativi, tra cui la riduzione degli errori, l’ottimizzazione dei tempi e una maggiore trasparenza nelle operazioni finanziarie.

L’adozione di soluzioni digitali integrate, in grado di automatizzare la gestione dei flussi di spesa, come i sistemi di pagamento elettronici collegati a software di monitoraggio, rappresenta una scelta strategica per le imprese che intendono migliorare la propria competitività e operatività».

Quali sono gli strumenti e le soluzioni digitali più efficaci per conformarsi alla normativa?

«Chiaramente un sistema come N2F è l’ideale per le aziende che desiderano non correre rischi e mettersi in conformità con la normativa sulla tracciabilità dei pagamenti.

N2F racchiude in effetti tutte le funzionalità di cui le aziende necessitano: dalle carte di pagamento per la tracciabilità delle spese al software per la gestione delle note spese.

Le carte N2F sono in effetti direttamente integrate alla nostra piattaforma, l’azienda ha un solo “cruscotto” per pilotare e gestire i vari moduli e il tutto risulta molto più semplice e snello da gestire. Lato utente trasfertista, il fatto di pagare con le nostre carte genera una notifica sul cellulare per completare la spesa e inserire il giustificativo con una semplice foto in un click.  

Le aziende possono tuttavia decidere di percorrere anche altre strade: dotarsi di metodi di pagamento elettronici mi sembra il requisito principale, ne esistono di vari tipi e le aziende hanno libertà di scelta. N2F permette di digitalizzare il processo note spese senza obbligo di utilizzo delle nostre carte ma le due funzionalità (carte aziendali e piattaforma note spese) devono andare di pari passo per permettere all’azienda di beneficiare di tutti i vantaggi già citati:

• Conformità immediata: Rispettare facilmente le regole fiscali sulla tracciabilità;
• Efficienza operativa: Riduzione del tempo necessario per gestire le spese;
• Riduzione degli errori: Controllo automatico delle transazioni e della documentazione;
• Eliminazione del cartaceo grazie alla conservazione digitale a norma dei documenti giustificativi;
• Analisi dei dati: Report dettagliati per monitorare i costi aziendali e migliorare la pianificazione.

Con l’adozione di queste soluzioni, le imprese possono non solo rispettare la normativa, ma anche ottenere vantaggi competitivi grazie a una gestione più moderna ed efficiente».