Procura consolare generale e speciale

Procura consolare generale e speciale – Guida [2025]

Quando si ha bisogno di una procura estera spendibile nel quadro del diritto internazionale, le strade a disposizione dell’interessato sono principalmente due: il ricorso a un pubblico ufficiale straniero, o la procura consolare.

Nel presente approfondimento mi occuperò di questa seconda opportunità.

Cos’è la procura consolare

La procura consolare è un documento che proviene da un console italiano all’estero, che redigerà l’atto in lingua italiano, nel rispetto della legge notarile, potendo così essere allegata all’atto notarile redatto dal notaio.

Stando a quanto prevede la legge consolare (d.lgs. 3 febbraio 2011, n.71, art. 28, co.1), infatti:

Il capo dell’ufficio consolare esercita, secondo le modalità e con i limiti di seguito stabiliti, le funzioni di notaio nei confronti dei cittadini, attenendosi alla legislazione nazionale.

Ma quali procure consolari possono essere prodotte?

Prima di riassumerle, ricordiamo che gli uffici consolari hanno per legge una competenza notarile generale che, come tale, non è limitata a particolari categorie di negozi giuridici.

È tuttavia frequente, nella pratica, che la maggior parte degli interventi richiesti ai Consolati riguardi la predisposizione di procure generali o speciali, o la redazione di testamenti.

Si consideri altresì che il console non può delegare le funzioni notarili a personale che non appartiene alla carriera diplomatica tali interventi, né alla dirigenza amministrativa o alla terza area funzionale, ma che tale limitazione non trova applicazione per le autenticazioni e le procure generali e speciali.

L’applicazione della legge notarile

Ancora, si precisa che gli atti compiuti dai consoli nell’esercizio delle funzioni notarili richiedono l’applicazione diretta della legge notarile. Per tale motivo non hanno natura di atti provenienti dall’estero e devono rispettare tutte le formalità previste dall’art. 51 l.n., che richiede per esempio la menzione della certezza dell’identità personale delle parti coinvolte e della lettura dell’atto, così come dell’apposizione delle sottoscrizioni a margine.

Fa eccezione a quanto sopra quanto previsto dal decreto del Ministero degli Affari Esteri del 31 ottobre 2011, attuativo del comma 2 dell’art. 28 del richiamato d. lgs. n. 71/2011. Sulla base di tale norma, al capo degli uffici consolari di Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia sono state sottratte le funzioni notarili, almeno nella normalità dei casi. Una scelta che è giustificata dal fatto che

i notariati presenti in tali paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (U.I.N.L.) e hanno proceduto alla dichiarazione di cui all’art. 6 della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sull’esenzione dalla legalizzazione di atti negli Stati membri della CEE o stipulato in merito Convenzioni bilaterali con l’Italia.

In ogni caso, i capi di questi uffici consolari possono continuare a ricevere, a richiesta dei cittadini italiani, i testamenti pubblici, segreti o internazionali, e possono anche ricevere atti che rivestono carattere di necessità e urgenza, se il ritardo può recare pregiudizio al cittadino italiano.

La deroga è giustificata dunque dalle difficoltà che l’italiano potrebbe incontrare nel rivolgersi a un notaio in loco, in caso in cui non conosca la lingua.

Procura consolare generale e speciale

La procura generale è un atto con cui si conferisce a persona di fiducia il potere di gestire tutti i propri affari presenti e futuri.

La procura consolare generale è rilasciata a tempo indeterminato ed è efficace fino alla sua revoca o fino alla morte del soggetto rappresentato o del procuratore.

Di fianco alla procura consolare generale, è inoltre possibile ottenere procure consolari speciali, specifiche per singoli interventi. Vediamo insieme quali sono le più note.

Procura consolare speciale per operazioni finanziarie e bancarie

La procura speciale per operazioni finanziarie e bancarie è un atto con cui si conferisce a persona di fiducia il potere di effettuare operazioni finanziarie e/o bancarie in propria vece.

Le operazioni possono includere, a titolo di esempio non esaustivo:

• riscossione di somme di denaro depositate presso le banche
• altre operazioni bancarie presso istituti di credito o Poste.

Procura consolare speciale per le liti

La procura consolare speciale per le liti è un atto con cui si conferisce al proprio difensore di fiducia la rappresentanza per una o più fasi di un determinato processo giudiziale, in cui il soggetto conferente si trova coinvolto come parte.

Procura consolare speciale per le donazioni

La procura consolare speciale per le donazioni è un atto notarile che il consolato rilascia per autorizzare una persona (il procuratore) a effettuare donazioni per conto del delegante (il donatario).

La stessa procura consolare speciale può risultare funzionale in caso di accettazione delle donazioni.

Procura consolare speciale per le operazioni immobiliari

La procura consolare speciale per le operazioni immobiliari è un atto rilasciato dal console italiano all’estero per agevolare la realizzazione di operazioni di acquisto, vendita o amministrazioni di immobili.

Risulta pertanto funzionale elle ipotesi in cui una delle parti della transazione immobiliare si trovi all’estero, permettendo di delegare a un procuratore il potere di comprare o vendere immobili, firmare contratti preliminari e definitivi, gestire gli aspetti burocratici dell’operazione, effettuare i relativi pagamenti, rappresentare il mandante presso notai e uffici pubblici.

Procura consolare speciale per le pratiche successorie

La procura consolare speciale per le pratiche successori è un documento ufficiale rilasciato dal console italiano all’estero con cui si permette di delegare a una persona di fiducia la gestione di tutte le pratiche relative a una successione nel caso in cui l’erede si trovi all’estero.

A titolo di esempio, la procura permette al procuratore di accettare l’eredità (pura e semplice o con beneficio di inventario), rinunciare all’eredità, richiedere e firmare la dichiarazione di successione, gestire le pratiche catastali e immobiliari, rappresentare l’erede presso notai, banche e uffici pubblici, riscuotere i crediti e pagare i debiti ereditari, vendere i beni ereditari, qualora previsto.

Procura consolare speciale per la rinuncia o l’accettazione di eredità

La procura consolare speciale per rinuncia o accettazione di eredità è un atto legale che consente a un italiano che si trova all’estero di delegare qualcuno per accettare o rinunciare all’eredità.

Grazie ai poteri conferiti da questo atto il procuratore potrà dunque comparire davanti al notaio per l’atto di rinuncia o accettazione, firmare tutti i documenti necessari, presentare la documentazione richiesta e rendere dichiarazioni sostitutive.

Procura consolare speciale per la vendita di quote societarie

La procura consolare speciale per la vendita di quote societarie è quell’atto con cui si autorizza il procuratore a vendere o trasferire le quote di una società per conto di un soggetto che si trova all’estero.

Tra i diversi poteri conferibili con tale procura abbiamo la negoziazione del prezzo di vendita qualora non stabilito, la firma del contratto di cessione di quote, la ricezione del pagamento, il rilascio delle quietanze, l’effettuazione delle comunicazioni necessarie alla società e lo svolgimento di tutte le pratiche presso il Registro delle Imprese.

Procura consolare speciale per la vendita di un veicolo

Tra le altre forme di procura consolare speciale c’è anche quella per la vendita di un veicolo, che consente a chi si trova all’estero di delegare una persona per concludere l’operazione di cessione di un veicolo.

Tra i poteri conferibili al procuratore abbiamo dunque la vendita del mezzo, la fissazione del prezzo qualora non predeterminato, la firma dell’atto di vendita, la ricezione del pagamento, la consegna del veicolo, l’effettuazione delle pratiche al PRA e, ancora, la gestione del passaggio di proprietà e il rilascio delle quietanze.

Come richiedere la procura consolare

I cittadini che intendono sottoscrivere una procura consolare generale devono richiedere un appuntamento scrivendo all’indirizzo di posta elettronica del consolato di riferimento.

All’interno del messaggio di posta elettronica dovranno indicare:

• nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, stato civile (celibe/nubile, separato, divorziato, vedovo, coniugato in regime di comunione dei beni, coniugato in regime di separazione dei beni) del soggetto rappresentato, ovvero di colui che conferisce la procura;
• nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale del procuratore, ovvero colui che riceve la procura.

Verificata l’accettabilità della richiesta, l’ufficio del consolato risponderà al soggetto interessato offrendo un appuntamento in Consolato.

All’appuntamento dovrà presentarsi la persona che conferisce la procura e in caso di matrimonio in regime di comunione di beni, il coniuge.

Sarà in questa occasione necessario portare con sé:

• l’e-mail di conferma dell’appuntamento, fornita dall’ufficio;
• un documento di identità in corso di validità;
• un servizio di pagamento (come una carta di debito o di credito riconosciuta).

Nel caso di procure speciali non è invece di norma richiesta la presenza del coniuge né i dati relativi al regime di comunione o separazione.

Come si revoca la procura consolare

Di solito la procura consolare si estingue con:

• il compimento da parte del rappresentante degli atti per cui era stata conferita la procura (per le procure speciali);
• la morte del rappresentante o del rappresentato;
• la revoca da parte del rappresentato;
• la rinunzia da parte del rappresentante o con il fallimento del rappresentato.

Se si intende revocare una procura consolare, è possibile richiedere un appuntamento al Consolato tramite messaggio di posta elettronica, indicando data di sottoscrizione ed il numero di repertorio della procura, nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza e codice fiscale del rappresentato, e – nel caso di procure rilasciate da un notaio in Italia o da altre rappresentanze italiane all’estero – anche la scansione della procura da revocare (sarà necessario portarne copia all’appuntamento in Consolato).

Una volta verificata l’accettabilità della richiesta, l’Ufficio risponderà offrendo un appuntamento in Consolato. All’appuntamento dovrà presentarsi solamente la persona che revoca la procura, portando con sé l’e-mail di conferma appuntamento che verrà fornita dal Consolato, un proprio documento di identità in corso di validità, la copia della procura da revocare (solamente nel caso di procure rilasciate da un notaio in Italia o da altre rappresentanze italiane all’estero) e uno strumento utile per effettuare il pagamento del servizio (come una carta di debito).

FAQ

Concludiamo il nostro approfondimento con una serie di risposte alle domande più frequenti.

È possibile depositare in Italia un atto consolare?

Gli atti consolari redatti all’estero hanno lo stesso valore degli atti redatti in Italia, poiché le autorità consolari agiscono come pubblici ufficiali dello Stato italiano. Sono pertanto atti soggetti sia alla tariffa consolare che alle imposte previste dalla normativa italiana.

Secondo il d.lgs. 71/2011, le autorità consolari devono trasmettere gli atti alle competenti autorità nazionali. Per gli atti riguardanti beni immobili in Italia, la registrazione può essere effettuata direttamente dalle parti presso qualsiasi Agenzia delle Entrate.

In alternativa, gli atti consolari possono essere allegati a un atto italiano in copia conforme, permettendo la registrazione attraverso l’istituto dell’enunciazione. Per la pubblicità nei pubblici registri, il deposito secondo l’art. 106 della legge notarile è la modalità preferibile.

Ricordiamo anche che il notaio può depositare l’atto consolare in copia conforme (senza necessità di traduzione poiché redatto in italiano) e deve procedere alla registrazione e alla pubblicità dell’atto depositato presso l’ufficio della propria circoscrizione. Il procedimento, pur non essendo esplicitamente previsto dalla legge, è riconosciuto dal Ministero degli Affari Esteri.

Atti da notaio straniero: differenza tra documenti da civil law notaries e da common law notaries

Nei paesi di civil law, come l’Italia, i notai hanno poteri più ampi e possono conferire ai documenti forza esecutiva e valore di prova privilegiata in sede processuale. I loro atti sono generalmente equiparabili all’atto pubblico italiano.

Al contrario, nei paesi di common law, specialmente negli Stati Uniti, i public notaries hanno competenze più limitate, concentrate principalmente sull’autenticazione delle firme e sul ricevimento di dichiarazioni giurate. Non possono fornire consulenza legale e la loro formazione è molto più breve rispetto ai notai di civil law. I documenti autenticati da public notaries garantiscono solo l’identità dei firmatari e la riferibilità delle firme, senza avere l’efficacia probatoria degli atti notarili dei sistemi di civil law.

Per i cittadini italiani all’estero, è possibile rivolgersi sia a un ufficio consolare italiano che a un notaio locale, mentre i cittadini stranieri che necessitano di documenti validi in Italia possono utilizzare solo la seconda opzione.

Nelle giurisdizioni di common law è possibile trovare anche dei civil law notaries?

Nel Regno Unito esiste un gruppo speciale di notai chiamati “scrivener notaries”, che si distinguono dai normali public notaries. Si tratta di professionisti che hanno una formazione specifica che include la conoscenza delle lingue straniere e del diritto civile, e sono gli unici membri di un sistema common law appartenenti all’Unione Internazionale del Notariato.

Gli scrivener notaries si concentrano principalmente sulla preparazione di documenti destinati all’uso in paesi di civil law, limitandosi però all’emissione di procure (powers of attorney) senza trattare altri atti negoziali. La loro competenza include anche servizi di traduzione e legalizzazione.

Figure simili esistono anche in alcune giurisdizioni nordamericane basate sul civil law, mentre altrove coesistono sia notai di common law che di civil law, con questi ultimi che hanno competenze simili ai notai degli ordinamenti di civil law per quanto riguarda l’autenticazione e l’assistenza nella conclusione di contratti di diritto privato.

Quando si può procedere al deposito di un atto redatto all’estero?

Per essere riconosciuto in Italia come atto pubblico o scrittura privata autenticata, un atto estero deve soddisfare il principio del mutuo riconoscimento (o principio di equivalenza). Deve dunque corrispondere nella sostanza al suo omologo italiano, non solo nel nome, e deve rispettare i requisiti sia della legislazione del paese di origine che di quella italiana.

L’atto deve provenire da un’autorità con funzioni analoghe al notaio italiano, situazione che si verifica principalmente negli ordinamenti di civil law. Nei sistemi di common law, invece, non esiste un equivalente dell’atto pubblico italiano, poiché i public notaries si limitano ad autenticare firme e certificare capacità dei sottoscrittori, data e luogo, senza controllare la correttezza o validità del contenuto del documento.

Per questo motivo, dai paesi di common law generalmente solo le procure possono essere allegate agli atti notarili italiani o depositate secondo la legge notarile. Per altri tipi di documenti (come atti di trasferimento immobiliare, donazioni, verbali societari), è consigliabile che le parti stipulino un nuovo atto presso un notaio italiano, poiché il semplice deposito ai sensi dell’art. 106 della legge notarile potrebbe non essere sufficiente.

Controlli da effettuare affinché l’atto redatto all’estero sia utilizzato nel nostro ordinamento

Il deposito di atti esteri presso un notaio italiano richiede sia un controllo di legalità sostanziale che formale. Sul piano sostanziale, il notaio deve verificare la compatibilità dell’atto con l’ordine pubblico internazionale e con le norme di applicazione necessaria del diritto italiano. Dal punto di vista formale, deve essere verificato il rispetto delle regole dell’ordinamento di provenienza (lex auctoris), la presenza di legalizzazione o Apostille, e la legittimazione del soggetto che ha redatto l’atto.

La Corte di Cassazione ha specificato che per le procure estere il notaio deve verificare la validità secondo il diritto internazionale privato italiano, la provenienza da un’autorità competente, la presenza di legalizzazione o Apostille e la conformità ai requisiti minimi di sicurezza giuridica italiani.

È importante sottolineare che il notaio italiano non è tenuto a conoscere completamente l’ordinamento straniero, e la sua responsabilità è limitata secondo l’art. 2236 c.c. Inoltre, sono considerate valide anche le procure autenticate secondo modalità diverse da quelle italiane, come le procure digitali o telefoniche, purché siano conformi alla legge del paese di origine. Il principio si applica anche all’accertamento dell’identità del sottoscrittore, che può avvenire secondo le modalità previste dalla legge straniera.

È sempre necessario il preventivo deposito di un atto estero per utilizzarlo nel nostro ordinamento?

L’istituto del deposito degli atti esteri, regolato dall’art. 106 della legge notarile, ha due funzioni principali: assicurare la conservazione del documento straniero ed eseguire un controllo di legalità. Tuttavia, non è sempre necessario procedere al preventivo deposito dell’atto estero per utilizzarlo in Italia.

Un atto estero può essere utilizzato in Italia anche senza essere depositato, purché sia allegato ad un altro atto notarile, pubblico o privato autenticato conservato dal notaio. Mentre il deposito è finalizzato principalmente alla conservazione dell’atto, l’allegazione serve come strumento di comprensione o integrazione dell’atto notarile principale. Entrambi gli istituti svolgono la stessa funzione di conservazione e controllo di legalità.

Il principio si applica frequentemente alle procure estere, per le quali è sufficiente la diretta allegazione all’atto senza necessità di un preventivo deposito. Nel caso particolare di contratti bilaterali con firme autenticate da notai di paesi diversi, il notaio italiano che autentica la seconda firma svolge implicitamente anche la funzione di controllo e conservazione dell’atto, rendendo non necessario un ulteriore verbale di deposito.

Cosa fare se l’atto estero è privo dei requisiti previsti dalla normativa italiana?

Se l’atto estero manca di elementi richiesti dalla normativa italiana, il notaio può integrare l’atto in sede di deposito, ad esempio aggiungendo il certificato di destinazione urbanistica per i terreni o le menzioni urbanistiche per i fabbricati. Le integrazioni devono essere effettuate con la partecipazione di almeno una delle parti originarie dell’atto o dei loro procuratori.

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