Come l’Intelligenza Artificiale riduce i costi nei piccoli Studi legali

La rivoluzione digitale in corso sta ridefinendo il mondo del lavoro nel settore legale: in particolare nei piccoli Studi, dove le risorse economiche sono spesso limitate, le applicazioni dell’Intelligenza Artificiale (AI) rappresentano un’opportunità unica di crescita e di risparmio. L’uso strategico dell’AI può favorire infatti una maggiore efficienza operativa attraverso la semplificazione di alcuni processi e portare di conseguenza a una riduzione dei costi dello Studio.  

1. Automatizza le azioni ripetitive

Una delle principali aree di applicazione dell’AI in ambito legale è l’automazione delle mansioni di routine che contribuisce in maniera significativa alla riduzione dei costi negli Studi legali. Attività di tipo amministrativo o di backoffice come la gestione e archiviazione dei documenti, la fatturazione, i solleciti, la gestione delle scadenze, l’analisi dei contratti o la preparazione di documenti, richiedono tradizionalmente tempo e un impiego significativo di risorse. Grazie all’AI molte di queste attività possono essere automatizzate, consentendo a quelle risorse di concentrarsi su compiti più complessi e creativi. L’uso di software basati sull’AI per archiviare e organizzare i documenti riduce drasticamente i tempi, le risorse necessarie per catalogare, cercare e recuperare i file e le spese del personale dedicato a quelle attività. Alcuni software sono infatti capaci di analizzare grandi quantità di dati, estrarre automaticamente informazioni rilevanti dai documenti o identificare rapidamente delle clausole contrattuali, snellendo così le fasi di ricerca normativa; possono essere quindi utilizzati per generare bozze di documenti a partire da modelli predefiniti o esempi esistenti.  

I gestionali più all’avanguardia sono inoltre in grado di gestire automaticamente l’agenda appuntamenti e il calendario delle scadenze evitando il rischio di dimenticanze o di sanzioni che potrebbero risultare costose. I piccoli Studi legali possono ricorrere all’AI anche per farsi assistere nella negoziazione dei contratti: è il caso dei cosiddetti “contratti intelligenti” o “smart contracts”, protocolli informatici che consentono la validazione e l’esecuzione automatica dei contratti al verificarsi di determinate condizioni, senza richiedere l’intervento di intermediari. Questo tipo di strumenti non solo garantisce una maggiore trasparenza e conformità normativa, ma riesce a individuare velocemente errori, incongruenze o anomalie abbattendo i costi che ne deriverebbero.
Con l’AI anche la revisione dei contratti che in genere richiederebbe un lavoro di giorni o mesi può essere eseguita in pochi minuti, così come l’archiviazione, la condivisione, il monitoraggio e la consultazione. 

L’automazione delle attività ripetitive contribuisce inoltre a limitare gli errori umani e eliminare gli eventuali costi che questi comporterebbero. 

2. Adotta un gestionale per la fatturazione

Anche l’intero processo di fatturazione può essere automatizzato tramite software di contabilità che sono in grado di personalizzare le fatture (il formato, il logo, le condizioni generali e i termini di pagamento), catalogarle, numerarle e inviare promemoria in vista delle scadenze; gli stessi software possono analizzare flussi di cassa, generare report e prevedere i costi futuri con maggiore precisione. I sistemi di fatturazione elettronica si rivelano un prezioso alleato non solo per la capacità di automatizzare la creazione e l’invio di fatture, ma anche per la possibilità di assicurare pagamenti più rapidi. I tempi per le operazioni contabili e i costi annessi vengono così drasticamente abbattuti insieme a errori di calcolo, ricorrenti invece nelle attività tradizionalmente eseguite da un essere umano. 

3. Ottimizza l’assistenza clienti tramite chatbot

Per molti piccoli Studi gestire le richieste di assistenza dei clienti può diventare un’attività onerosa. In questi casi vengono in soccorso chatbot e assistenti virtuali, software basati sull’AI che permettono di comprendere e rispondere alle domande più frequenti dei clienti offrendo così un supporto più immediato.  

Questo non solo alleggerisce il carico di lavoro, ma porta anche a una riduzione dei costi di gestione poiché non sarà più necessario impiegare risorse umane per rispondere a ogni richiesta. 

4. Usa l’AI per la ricerca giurisprudenziale  

Un’attività diffusa nel settore legale e che con gli strumenti classici porterebbe via molto tempo è quella del reperimento di atti, sentenze, regolamenti e documenti aggiornati e rilevanti per la risoluzione di specifici casi. Grazie all’AI è possibile invece accedere rapidamente a banche dati, selezionare sentenze e analizzare normative accelerando il processo di ricerca giurisprudenziale. Esistono modelli in grado, ad esempio, di identificare ed estrarre dati specifici, come una firma o una data, velocizzando e semplificando la ricerca dei documenti; in questo modo un avvocato potrà trovare il documento esatto di cui hai bisogno senza dover passare prima da un elenco di risultati di ricerca.  

Oltre a migliorare la qualità del lavoro, le soluzioni di ricerca assistita dall’AI riducono il numero di ore dedicate a questa attività ed evitano costosi errori o interpretazioni errate.  

5. Gioca d’anticipo con l’analisi predittiva

Il cost saving legale passa anche dall’utilizzo di tecniche di analisi predittiva, pratiche capaci cioè, attraverso l’analisi di grandi quantità di dati, di identificare tendenze ricorrenti e di fornire modelli previsionali per valutare ad esempio l’esito di un caso, le probabilità di vittoria, il tempo necessario per la sua risoluzione e i costi associati.  

Un piccolo Studio legale potrà così conoscere in anticipo e con una certa precisione i costi da sostenere e avrà la possibilità di valutare se un caso è vantaggioso o meno. Scegliere in anticipo quali casi seguire riduce le spese, consente di risparmiare su costi superflui e di investire solo sui casi con maggiori probabilità di successo. 

6. Garantisci la privacy dei tuoi clienti con software AI

La sicurezza dei dati e la protezione della privacy dei propri clienti in uno Studio legale è una priorità ma, come molte altre operazioni complesse, richiede tempo e risorse. Anche in questo caso l’AI può essere un valido supporto per ridurre i costi connessi: specifici software di sicurezza AI sono infatti in grado di monitorare e rilevare eventuali minacce in tempo reale, proteggendo gli Studi da cyberattacchi con un’efficacia e un dispendio di risorse e denaro inferiore a quello che si avrebbe con dei metodi classici. Una maggiore efficienza dei processi evita i costi elevati legati alla gestione di eventuali violazioni dei dati; in molti casi questo tipo di strumenti garantisce la conformità alla normativa vigente riducendo così il rischio di sanzioni. 

7. Utilizza software per la previsione dei costi

Specifici software di contabilità consentono di analizzare in modo dettagliato i flussi di cassa, generare report e prevedere con maggiore precisione i costi futuri, consentendo ai piccoli Studi legali di pianificare ed evitare sorprese. I software di questo tipo sono in grado di offrire un quadro esaustivo delle abitudini di spesa per i periodi considerati e si integrano alla perfezione con gli altri strumenti digitali dell’azienda per una gestione ottimizzata dei flussi di lavoro. Le sue principali funzionalità includono non solo la contabilità ma anche la fatturazione, il controllo del budget e la conformità agli standard normativi specifici della professione legale. 

Se vuoi ridurre in maniera significativa i costi di gestione del tuo Studio legale non ti resta che affidarti alle soluzioni di TeamSystem Netlex in Cloud, il software progettato per piccoli Studi legali che è in grado di combinare insieme fatturazione elettronica, gestione dell’agenda, archiviazione dei documenti in un unico ambiente condiviso e accessibile da tutti gli avvocati dello Studio, integrando nel lavoro quotidiano strumenti di Intelligenza Artificiale.